Organisation : ActionAid Sénégal
Position : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) Projet
Type de contrat : Contrat Projet de droit Malien
Disponibilité : Immédiat
Localité d’affectation : Mali, Bamako
Durée : 1 an renouvelable selon les performances et la durée du projet
Qui sommes-nous ?
ActionAid est une Organisation internationale de lutte contre la pauvreté fondée en 1972. Nous sommes une fédération de pays pauvres et riches oeuvrant pour un monde libéré de la pauvreté et de l’injustice. Ce partenariat vise un monde juste, équitable et durable, dans lequel chacun jouit du droit à une vie digne et est à l’abri de la pauvreté et de l’oppression.
Nous travaillons donc pour parvenir à la justice sociale et à l’égalité des sexes, et éradiquer la pauvreté.
Notre stratégie consiste à créer une dynamique internationale pour la justice sociale, économique et environnementale, portée par les personnes vivant dans la pauvreté et l’exclusion, spécifiquement les femmes et les jeunes.
Concrètement, cela signifie travailler en étroite collaboration avec les personnes vivant dans la pauvreté et l’exclusion, les Organisations de la société civile, les mouvements sociaux et les sympathisants. Ensemble, nous livrons des programmes locaux, fournissons des secours d’urgence et faisons campagne pour des causes telles que les droits économiques des femmes, la justice fiscale et la justice climatique.
Contexte :
ActionAid International au Mali a actuellement un projet en cours axé sur la mobilisation de la jeunesse pour la promotion des droits humains, l’accès à la justice y incluse la justice climatique, la cohésion sociale et le relèvement des personnes déplacées et leurs communautés d’accueil. Ce projet est mis en oeuvre par une Organisation de la société civile malienne dont les actions seront essentiellement portées par la jeunesse.
C’est dans ce cadre qu’ActionAid International au Mali recrute : un(e) Assistant(e) Administratif(e) et Financier(e) pour la mise en oeuvre du projet susmentionné.
Description du poste
L’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier (e) sera rattaché(e) hiérarchiquement à la Chargée des Finances (CF) de ActionAid Sénégal et aura pour principales missions :
1) Gestion Financier du projet SPA II
Conjointement et sous la supervision de la Chargée des Finances gérer la partie finance et administrative du projet :
• Contribuer à la préparation des reportings financiers à ses responsables, bailleurs et autorités nationales et internationales
• Préparer et suivre les dossiers de revue des audits financiers effectués sur la zone d’intervention
• Participer aux revues de projets : préparation synthétique d’un état des dépenses
• Analyser le respect des procédures de contrôle interne et les recommandations aux bureaux concernés
• Suivre la validité et conformité des factures du projet et du bureau avant encodage
• Réaliser la saisie comptable et analytique des factures projets +quote-part frais généraux
• Contrôler et saisir les notes de frais/budget mission
• Réaliser les rapprochements bancaires mensuels des comptes banque
• Suivre et justifier conjointement avec la Chargée des Finances les soldes de comptes sociaux dans SAP
• Réaliser avec la Chargée des Finances les régularisations comptables mensuelles
• Appuyer dans la préparation des missions d’audit internes ou externes
• Participer activement aux travaux de clôtures comptables périodiques
• Contribuer au respect des législations fiscales et sociales au niveau national
• Classer électroniquement les justificatifs des dépenses projet et bureau à importer dans SharePoint
• Tenir la caisse et son approvisionnement, effectuer la saisie comptable
• Saisir les données du fichier MTT (Monthly Treasury Template), (caisse & banque)
• Gérer les demandes d’engagement de dépenses
• Gérer toute autre tâche comptable et/ou financière demandée par le N+1 (line)
• Mettre à jour le fichier des échéances (dettes) de factures de doit et factures d’avoir
2) Gestion administrative
• Participer aux dossiers d’appel d’offres conformément aux procédures AAS (conjointement avec le CF)
• Appuyer à la réalisation du plan d’investissement du projet (conjointement avec le CF)
• Appuyer la Responsable des RH, en cas de besoin, à la gestion des ressources humaines
• Gérer et suivre les classeurs administratifs du projet SPA II
• En cas de besoin, participer à l’organisation logistique des activités
• Gérer les fournisseurs (achats, logistique, réparations…)
• Suivre et faire les réservations de billet d’avion pour les missions
• Assurer le suivi des stocks et appuyer dans la tenue des inventaires périodiques
• Suivre les échéances des contrats d’assurance appui Chargée des Finances
• Participer aux séminaires et aux rencontres selon les besoins des projets
• S’assurer de la disponibilité des moyens logistiques pour les évènements et les activités
• Se déplacer pour des besoins ponctuels liés aux projets
• Appuyer à l’Organisation et à la tenue des réunions et séminaires Selon les besoins de l’Organisation et de son activité,
• L’Assistant Administratif et Financier (H/F) mettra à profit ses compétences et expertises au sein de l’Organisation (projet).
Profil recherché
Vous avez :
• Un diplôme universitaire ou école supérieure de niveau Bac +4 au minimum (Économie, gestion, finance/comptabilité ou équivalent)
• Une expérience confirmée de minimum 4 à 5 ans
• Une maîtrise des normes comptables
• Une expérience sur la zone Afrique de l’Ouest
• Une expérience dans une ONG internationale
• Des compétences solides en comptabilité / fiscalité / réglementation / droit du travail
• Une expérience en production de rapports financiers
• Une maîtrise de la manipulation avec exactitude d’une quantité importante d’informations
• Une aisance à travailler avec une équipe multiculturelle
• Une capacité à assumer ses responsabilités avec précision et dans le délai prescrit
• Une capacité à travailler sous pression
• Un sens de l’initiative et de l’anticipation
• Une bonne capacité de rédaction et d’analyse en français et en Anglais
• Connaissance en SAP souhaitée serait un plus
• Une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Power Point, Word et Outlook…)
• Une bonne capacité à hiérarchiser les urgences et/ou priorités
• Une excellente maîtrise des outils de communication (téléphone, email, teams…)
Vous êtes quelqu’un de :
• Organisé, rigoureux, polyvalent, adaptable
• Discret, dynamique, proactif, autonome
• Positif et souriant
Liaisons hiérarchiques
L’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) sera :
• Sous la responsabilité hiérarchique de la Chargée des Fiances de AAS
• En collaboration avec les équipes internes de AAS
• En collaboration avec les bénéficiaires de nos projets
Exigences linguistiques :
La maitrise du français et un bon niveau en anglais professionnel, tant à l’écrit qu’à l’oral. Très bonnes notions de la langue locale et bonnes connaissances dans la riposte humanitaire sont indispensables.
Comment postuler ?
Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation (pas plus de 2 pages) expliquant pourquoi vous seriez un bon candidat pour ce poste à l’adresse électronique suivante : recruitment1.senegal@actionaid.org au plus tard le 23 Février 2024 à minuit.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.