Le Projet Agro-Pastoral Intégré des Régions de Gao, Ménaka et Mopti (PAI-GM), s’inscrit dans le cadre de la résilience des ménages pastoraux et agro-pastoraux des dites régions aux crises socio-économiques.
Il s’articule sur 4 axes d‘intervention :
- Amélioration des systèmes de production pastorale
- Amélioration des systèmes de production agro-pastorale
- Renforcement des mécanismes locaux de prévention et gestion des conflits liés aux ressources naturelles et des mécanismes de cohésion sociale
- Mise en place d’un fonds de contingence, sensible aux crises aiguës (« filet social local »)
- Prestations WASH liées à la pandémie de Covid-19.
Dans le cadre des activités du dit Projet, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement pour : Un/e Assistant (e) administratif/ve et logistique.
- Localisation du poste : Bamako
- Nature du contact : CDD, 12 mois avec possibilité de renouvellement
- Classification : Bande 2
Domaine de responsabilité
- Exécuter les tâches de secrétariat ;
- Gestion des stocks et des Equipements ;
- Gérer les tâches administratives en général (voyages, évènements, etc…)
- Gestion du parc de véhicule et des déplacements
- Autres Attributions (Gestion des moyens généraux)
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
Attributions
Secrétariat :
Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :
- Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
- Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, distribution et archivage) ;
- Appui à la planifier des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réserver les salles de réunion ;
- Rédiger les procès-verbaux des réunions ;
- Classer les documents conformément aux procédures d’archivage de la GIZ ;
Gestion des stocks et Equipements
Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :
- Mettre en place une base de données de fournisseurs et assurer la liaison permanente avec les fournisseurs ;
- Préparer les commandes ; Stocker les produits, articles et consommables ;
- Mettre en place un planning de livraison des produits, articles et consommables ;
- Superviser les livraisons : type d’emballage, qualité, quantité, fréquence ;
- Vérifier la qualité, la quantité et la conformité des produits, articles et consommables à la réception ;
- Gérer les situations d’urgence : retards de livraison, ruptures d’approvisionnement, erreurs de commande ;
- Organiser l’espace de stockage pour faciliter le passage au manutentionnaires
- Réaliser l’inventaire des équipements et des matériels ;
- Gérer l’entrée et la sortie des stocks grâce aux fiches de stock ;
- Assurer la disponibilité des produits, articles et consommables ;
- Appliquer et renforcer les procédures de gestion des équipements en vigueur à la GIZ
- Veiller à la bonne utilisation des équipements (ordinateurs, matériel informatique, téléphones satellites, etc.) ainsi qu’à la régularité de leur entretien et de leur maintenance ;
- Alerter les personnes concernées sur le renouvellement des équipements ;
- Contrôler la bonne utilisation de tous les documents et les tenir à jour (carte d’identité du matériel, certificat de prêt, certificat de disponibilité, etc.)
- Superviser la mise à jour de l’inventaire dans OnSITE Asset et la tenue du classeur des équipements ;
- Réaliser l’inventaire annuel pour assurer la bonne gestion des équipements avec l’appui du RAF.
- Préparer / participer / appuyer la remise des équipements aux partenaires ou aux groupes cibles conformément aux procédures de la GIZ ;
Gestion des évènements et des voyages
Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :
- Appuyer l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires, de réceptions, de conférences, etc. et effectuer les réservations d’hôtels conformément à la liste d’hôtels validée par la GIZ SRMO (si nécessaire) ;
- Appuyer la préparation des demandes d’achat et/ou des termes de référence pour les services liés à l’événement conformément aux procédures en vigueur à la GIZ ; tout en respectant les circuits de validation des règlements de signature en vigueur ;
Gestion du parc de véhicule et des déplacements
Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :
- Gestion du planning des véhicules en tenant compte des règles de sécurité en vigueur à la GIZ ;
- Veuillez à la tenue correct de la gestion du parc automobile (Entretien, Réparation, utilisation) avec l’appui de la RAF conformément aux procédures en vigueurs ;
- En étroite collaboration avec la RAF, vérifier et analyser mensuellement les carnets de bord et calculer la consommation mensuelle ;
- S’assurer que les utilisateurs et les conducteurs respectent les procédures
- Mettre en place un calendrier de suivi des entretiens et des renouvellements de documents (carte grise, contrôle technique, etc.) ;
- Tenir le classeur à jour et archiver tous les documents pertinents
Autres Attributions
Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :
- Organiser et superviser les déménagements (si nécessaire) ;
- Superviser/assurer l’entretien et la maintenance des installations, la mise en œuvre et le suivi des programmes d’entretien ;
- Proposer des améliorations aux installations (entretien, remplacement, nouveaux travaux, etc.), préparer des devis et les soumettre au RAF ;
- Veuillez à la bonne tenu du bâtiments, veuillez au travaux d’électricité, plomberies etc ;
- Proposer et mettre en œuvre toutes les mesures correctives afin de se conformer aux obligations légales, réglementaires ou contractuelles ;
- Veiller à ce que la législation en matière d’hygiène et de sécurité soit strictement appliquée et mise en œuvre afin que la santé et la sécurité du personnel soient garanties à tout moment ;
- Conseiller la Direction sur les actions de prévention, de sécurité, d’hygiène et de santé au travail ;
- Elaborer et faire approuver et appliquer les plans de prévention ;
- Recueillir les besoins spécifiques du personnel en matière d’environnement de travail et apporter des solutions adaptées ;
- Aménager des espaces de travail et fournir des services d’assistance aux occupants ;
- Communiquer et sensibiliser les occupants aux bonnes pratiques écologiques (économies d’énergie, déchets, etc.).
- Assumer d’autres responsabilités, activités ou tâches qui pourraient lui être confiées par les supérieurs hiérarchiques.
Qualifications, compétences et expériences requises
Qualification :
- Licence ou Master Informatique, Logistique, gestion d’entreprise, ou en communication d’entreprise ; autres diplômes connexes ;
Expérience professionnelle :
- Expérience de 02 à 05 ans dans un poste similaire
Autres connaissances/compétences :
- Bonnes capacités de communication interculturelle, de rédaction et d’analyse ;
- Capacité à travailler en équipe et sous pression, fiabilité, flexibilité, endurance, rigueur, sens du service, intégrité, professionnalisme, qualités relationnelles et forte autonomie
- Excellentes compétences en matière de multitâche et de gestion du temps ;
- Grande capacité de travail autonome et esprit d’innovation ;
- Forte personnalité pour faire respecter les règles de la GIZ
- Bonne maîtrise du français parlé et écrit, excellentes capacités de communication orale et écrite.
- Connaissance de base de l’allemand/anglais souhaitable.
- Bonne connaissance des outils informatiques (Excel, Outlook, Word, MS Office etc.)
- La connaissance des procédures de la GIZ serait un atout
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
une lettre de motivation, un curriculum vitae, des copies certifiées conformes des diplômes et attestations, les coordonnées de trois personnes de référence.
Lieu de dépôt des dossiers :
Tout dossier de candidature doit être envoyé par mail (l’objet du mail doit être « Assistant (e) administratif/ve et Logistique ») à : recrutementmali@giz.de
La date limite des candidatures est fixée au 26 septembre 2022 à 17h00.
Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser par mail à l’adresse sus-indiquée
La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.
Seules les candidatures présélectionnées sur dossiers seront contactées.