Titre: Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e)
Superviseur: Responsable Administratif et Financier
Lieu de travail: Bamako, Mali
I. Description du poste :
L’Assistant Administratif et Financier travaille en étroite collaboration avec les équipes des projets et le personnel des finances basé au Mali et à Baltimore, afin que les rapports financiers, contractuels et administratifs présentés au leadership et aux agences extérieures à Jhpiego soient exacts. L’Assistant Administratif et Financier veillera également à ce que les systèmes financiers et les rapports soient compatibles avec les pratiques comptables standard et suivent les règles et règlements de JHU, Jhpiego et du bailleur. Parmi les autres fonctions essentielles de l’emploi figurent la gestion financière et Administrative des bureaux du pays et des projets, le respect des politiques et procédures financières
II. Responsabilités :
1. Administratives
– Superviser et coacher les chauffeurs, la société de gardiennage, l’agent de nettoyage de nettoyage. S’assurer de la fourniture correcte d’eau et d’électricité par la gestion.
– Gérer le carburant des véhicules et du groupe électrogène si nécessaire et
– Servir comme le point du contact du poste, en aide avec la distribution des correspondances par email et le courrier, répondre aux appels
– Maintenir un système efficace de classement des pièces comptables et Financiers du bureau
– Assister la distribution des chèques aux fournisseurs et les prestataires de service, notamment en informant les fournisseurs et prestataires de service que les chèques sont prêts pour collecter / retirer.
– En étroite collaboration avec la Responsable logistique, contrôler et analyser mensuellement les consommations de carburant (Véhicule, groupe électrogène), fournitures. Remplir et classer toute la documentation y afférente
– Vérifier la qualité, la quantité et la conformité des produits, articles et consommables lors de leur réception ;
– Stocker et gérer les produits, articles et consommables ;
– Renforcer les procédures de gestion du parc automobile depuis l’utilisation jusqu’à la maintenance et les réparations, superviser en lien avec la Responsable logistique les opérations d’entretien (entretien préventif) et de réparations du parc de véhicules ;
2. Financières
– Préparer les documents comptables et financiers et les soumettre pour validation
– Enregistrer les opérations dans le système comptable de Jhpiego
– Gérer la petite caisse du bureau régional (préparer la demande de réapprovisionnement, exécuter les dépenses, préparer le rapport et les pièces justicières)
– Réceptionner et vérifier la conformité des factures des fournisseurs et prestataires ;
– Recevoir et vérifier les justificatifs liés aux événements tout en veillant au respect des exigences de Jhpiego en termes de la recevabilité des pièces justificatives.
– Préparer les paiements et assurer la remise des titres de paiement (chèques, copie des OV) aux prestataires et fournisseurs
– Suivre de près les créances et assurer des décomptes dans les plus brefs délais.
– Préparer le rapport financier mensuel du bureau et le transmettre au responsable administratif et Financier avec toutes les pièces justificatives. Procéder au rapprochement bancaire.
– Classer chronologiquement et rigoureusement les dossiers comptables et financiers selon les besoins des programmes
– Appuyer dans la préparation des demandes et de justification des avances du staff
– Signaler toutes anomalies à son superviseur
– Réaliser toute autre tâche à la demande du Country Projet Manager et du Responsable des Finances et de l’Administration
NB: Tous les membres du personnel de Jhpiego, quel que soit le niveau de leurs responsabilités, sont censés :
– Montrer l’exemple
– Modéliser la mission et les valeurs de Jhpiego
– Contribuer au processus de partage et de transfert des connaissances
– Prendre des décisions responsables qui aboutissent à une limitation des délais et des coûts et à une responsabilisation claire.
– Participer à de multiples équipes fonctionnelles, adopter un esprit d’équipe, assumer la responsabilité des actions assignées et fournir un retour d’information si nécessaire. Être multitâche, être capable de gérer des priorités concurrentes et être capable d’établir des priorités afin d’atteindre les objectifs du programme et/ou de l’organisation
III. Qualifications, Compétences et aptitudes requises :
– Une Licence/BTS en comptabilité/gestion, finance ou diplômes équivalents
– Au moins 5 ans d’expérience en administration ou en comptabilité de préférence dans une organisation internationale
– Une connaissance approfondie des logiciels Excel ; Quickbooks, Word et de gestion
– Une compétence en gestion du temps et une capacité à gérer plusieurs priorités parfois sous la pression des délais
– Avoir des initiatives
– Avoir un esprit d’équipe
Candidatures :
Les candidat(e)s intéressés par ce poste et répondant au profil recherché sont priés d’envoyer : une lettre de motivation précisant en objet le poste à pouvoir, un curriculum vitae, copies scannées des diplômes, les noms et adresses de 3 personnes de référence dans le domaine professionnel par courriel à recruitment.Mali@jhpiego.org au plus tard le 25 Mars 2022 à 17h 00. Le candidat retenu devra compléter son dossier avec toutes les pièces attestant sa déclaration contenue dans le CV.