JOB DETAILS

TEAM PURPOSE : Mettre les projets d’Oxfam en œuvre en collaboration avec les partenaires dans le cadre strict du respect du partenariat selon Oxfam à savoir la complémentarité et de respect mutuel.

JOB PURPOSE : Être le point focal pour tout le soutien administratif, afin de maintenir un niveau élevé d’efficacité et de professionnalisme dans la fourniture du soutien administratif pour les programmes Voice et Projets humanitaire au Mali. Cela inclut la gestion de la documentation, la mise à jour des informations administratives dans le système (SAP/ADOBE/Smartsheets/OPAL) et toutes les autres tâches décrites ci-dessous.

·        Interactions régulières avec les partenaires et groupes de détenteurs de droits

·       Collaborations avec les ONG Locales et Internationales, réseaux pour amplifier la voix de Voice

VOICE : Gérer les relations des partenaires de Oxfam /Voice :

·        Fournir un soutien administratif sur la gestion des subventions, sur les contrats, les rapports de projets et les clôtures de projets.

·        Editer et renouveler régulièrement et en temps voulu les documents administratifs du programme pour les partenaires tels que les conventions de subvention, les avenants de subvention, etc.

·        Responsable de la mise en œuvre et du suivi des contrats du programme Oxfam / Voice.

·        Représenter le programme Voice dans les réunions administratives avec les autres parties.

·        Assurer l’administration, le suivi et les systèmes de classement (physiques et numériques) pour Voice, la conformité des donateurs et les informations requises pour le cycle politique d’Oxfam 

Gestion et suivi du système SAP/ADOBE et des appels à propositions/Smartsheets 

·        Assister les chargés de programme de Voice Mali dans les appels à propositions de Voice, les aspects administratifs des processus de sélection et d’approbation, y compris Smartsheets.

·        Assurer un suivi efficace de la réception de la documentation à saisir dans SAP/ADOBE, Box et Atlas (conventions de subvention, amendements de subvention, accusés de réception de fonds, etc.)

·        Assurer un suivi rigoureux de la documentation à enregistrer dans Box et Atlas pour chaque partenaire (création d’un dossier, remplissage progressif avec les documents reçus, etc.)

·        Assurer un suivi efficace de la documentation à remplir dans SAP/ADOBE, Box et Atlas

·        Assurer un suivi efficace des informations à mettre à jour dans SAP/ADOBE, Box et Atlas (indicateurs de résultats, feux de signalisation genre, changements dans les périodes de mise en œuvre, etc.)

·        Coordonner étroitement avec l’équipe de coordination du programme Voice à La Haye, Pays-Bas, l’exactitude des données sur les systèmes d’Oxfam et de Voice (c’est-à-dire Smartsheets, Adobe, Atlas, Box, etc.) et servir de personne focale sur la gestion de Smartsheets pour le Mali.

·        Mise en œuvre d’un outil de gestion des performances de l’équipe

Organisation des voyages et de l’hébergement et événements

·        Coordonner l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite avec le département des ressources humaines et la logistique sur la base et/ou dans les bureaux du site (per diem, ramassage, etc.)

·        Gestion des voyages (UNHAS et vols internationaux)

·        Gestion de l’hébergement et du bien-être des visiteurs et des voyageurs

·        Mise à jour de la liste des agences de voyage avec le soutien de la logistique

·        Faciliter l’organisation des voyages (visas, billets, hébergement, etc.)

·        S’assurer que le Welcome Pack et la liste de contacts sont à jour

·        Soutenir le programme Voice dans l’organisation d’événements

·        Effectuer les réservations dans les restaurants et hôtels locaux

PROJETS HUMANITAIRE : Assurer la liaison en matière de gestions des courriers entre le bureau pays et les bureaux terrain régionaux.

·        Recevoir les documents/courrier des bureaux de terrain pour traitement,

·        Faire valider les documents traités par qui de droit ;

·        Préparer et envoyer les documents au bureau terrain concerné.

Projets humanitaires : Gestion et suivi – système OPAL  

·        Assister les agents humanitaires dans la création et l’approbation des projets dans OPAL

·        Assurer un suivi attentif de la documentation à enregistrer dans OPAL

v Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.

PERSON SPECIFICATION

·        Capacité à faire preuve d’ouverture et de volonté d’apprendre sur l’application de l’intégration de la dimension de genre, des droits des femmes et de la diversité dans tous les aspects du travail de développement.

·        Engagement à respecter les politiques de sauvegarde d’Oxfam afin que toutes les personnes qui entrent en contact avec Oxfam soient aussi en sécurité que possible.

·         Engagement à respecter les attributs de l’Organisation ( y compris l’adhésion au code de conduite )

2.       S’engager à suivre la formation de sauvegarde d’Oxfam et à adhérer aux politiques pertinentes, afin de garantir que toutes les personnes qui viennent à Oxfam sont aussi sûres que possible

3.       Comprendre et s’engager à respecter les principes d’équité, de diversité, de genre, de sécurité des enfants, de santé et de bien-être du personnel

EXPERIENCE, KNOWLEDGE & COMPETENCIES

Avoir un Diplôme Universitaire (au moins BAC +4) dans un domaine pertinent (Sciences Sociales, Economie, Statistique, informatique, ou tout domaine connexe)

Expérience :

·        Avoir au minimum trois (3) années d’expériences dans un poste similaire Ou, l’équivalent en expérience de travail selon le tableau ci-dessous

·        Avoir une maitrise des logiciels de base Windows, MS Word, Powerpoint, Excel, Internet Explorer, Outlook et Adobe ;

·        Avoir la capacité de rédaction de rapports ;

·        La maîtrise du Français (parlée et écrite) est exigée, la connaissance de l’anglais est un bon atout

·        Connaissances avancées des dernières tendances et technologies de l’information ; 

·         Capacité d’adaptation et résilience, avec une expérience préalable et la volonté d’accepter des contextes à haut risque, peu sûrs, des mouvements restreints et des conditions de vie de base, partagés avec des collègues ;

·        Sympathie avec les buts et objectifs d’Oxfam International.

 RECRUTEMENT PLUS SÛR