I. Contexte et justification : Établissement Public à caractère Administratif (EPA), l’Institut National de Prévoyance Sociale (INPS) a été créé par la Loi n°61-59/ANRM du 15 mai 1961, abrogée et remplacée par la Loi n°96-004 du 26 janvier 1996. Il assure la protection sociale des travailleurs salariés et indépendants ainsi que les membres non-salariés des professions libérale, artisanale, commerciale et industrielle. Les
risques couverts dans ce cadre sont entre autres :
• Les Prestations familiales,
• Les accidents de travail et les maladies professionnelles,
• La vieillesse, l’invalidité et le décès.
Pour compléter ces régimes, la loi portant création de l’Institut en confie la gestion d’une action sanitaire et sociale.
Aussi, l’Assurance Volontaire n’a-t-elle pas été instituée par Loi N° 99-047 du 28 décembre 1999 et sa gestion confiée à l’INPS.
Enfin, avec l’avènement de l’Assurance Maladie Obligatoire (AMO), l’INPS a été désigné Organisme de Gestion Déléguée (OGD). A ce titre, il procède à l’immatriculation des assurés, à l’encaissement des cotisations et aux règlements des factures des prestataires conventionnés.
Les présents termes de référence sont élaborés afin d’acquérir un système informatisé pour assurer une gestion transparente, saine et régulière des biens acquis et ainsi prévenir toute utilisation abusive et tout détournement.
II. Objectifs :
2.1 Objectif global :
La Direction Financière et Comptable, rattachée à l’Agent Comptable, est chargée de la tenue de la comptabilité, du contrôle des prestations et de la conservation des pièces justificatives des opérations financières effectuées par l’Institut.
L’objectif global de la mission consiste à concevoir un outil informatisé de gestion de la comptabilité matières conformément aux dispositions du décret N° 10-681-PRM du 30/12/2010 portant règlementation de la comptabilité matières et de l’Arrêté N° 2011-4795 MEF –SG fixant les modalités d’application du décret N° 681-PRM du 30 12/2010 qui puisse donner à temps réel les informations sur les stocks, les entrées et sortie des fournitures et biens durables (matériel roulant, matériel de bureautique, matériel informatique, matériel électrique, matériel de froid, etc.) de l’INPS à tous les niveaux :
– la description, le suivi et le contrôle des mouvements des matières (entrées, sorties : affectation, mutation, reforme, perte/vol, réparation, hors service) ;
– la disponibilité de statistiques fiables sur les biens mobiliers et immobiliers ;
– la connaissance des existants et de leurs mouvements sous le double aspect de la quantité et de la valeur ;
– la centralisation de toutes les données au niveau de la direction générale de L’INPS en vue d’établissement d’un fichier central de gestion des mobiliers et immobiliers de l’Institut;
– le contrôle de l’existant et de leur utilisation ;
– le suivi de l’entretien de tout matériel, afin de lui garantir une durée de vie raisonnable.
2.2 Objectifs spécifiques :
Les objectifs spécifiques se déclinent comme suit :
• concevoir et tester le logiciel de gestion de la comptabilité-matières ;
• installer le logiciel développé ;
• fournir le manuel d’utilisation y afférent ;
• former le personnel impliqué dans la tenue de la comptabilité-matières ;
• assurer le transfert de compétences aux informaticiens de la Direction du système d’information (DSI).
III. Résultats attendus :
• le logiciel de gestion de la comptabilité-matières est conçu et installé à l’INPS ;
• le manuel d’utilisation du logiciel est disponible ;
• le personnel impliqué dans la tenue de la comptabilité-matières est formé ;
• l’assistance technique est disponible pour la maintenance du logiciel ;
• le transfert de compétences aux informaticiens de la DSI.
IV. Spécifications minimales de la solution recherchée :
Le logiciel doit comporter les caractéristiques ou fonctionnalités minimales ci-après : Saisie, modification, recherche, statistiques, impression, gestion des utilisateurs.
Le logiciel doit permettre de :
– fournir la situation de matériel durable (type, année d’acquisition, marché, source de financement, emplacement, détenteur, état…) ;
– retracer les différents mouvements de stocks (entrées/sortie) ;
– retracer les bénéficiaires des sorties de stocks (nom, prénom, matricule, poste, structure …) ;
– fournir les différents états sur le stock et le matériel durable ;
– fournir les statistiques sur le stock et le matériel durable ;
– alerter pour le stock de sécurité ;
– fournir la situation théorique du stock et du matériel durable ;
– fournir les résultats d’inventaires (éventuels écarts entre niveau théorique et réel…).
Le degré de sécurité et d’intégrité doit être qualifié de satisfaisant et sera de type web sur lequel un accent particulier sera mis sur la sécurité d’accès, de données et d’exploitation informatique.
En termes d’accessibilité, le logiciel doit permettre la gestion de profils et de rôles distribués en fonction des niveaux de responsabilité des intervenants de la gestion de la comptabilité matière (Directeur Général, Agent comptable, Directeur Financier et Comptable, Directeur des Affaires Générales, Magasiniers, Directeurs régionaux etc.).
V. Durée de la mission :
La durée de la prestation est fixée à : 6 mois pour la conception et la réalisation du logiciel et 6 mois pour l’assistance au démarrage/la maintenance.
VI. Rapports à fournir :
Les rapports suivants seront fournis en trois (03) exemplaires dures et une (1) version électronique (CD ou clé USB):
• Le rapport diagnostic de l’existant ;
• Le rapport de conception et de spécification du logiciel ;
• le rapport d’installation du logiciel ;
• le rapport sur l’élaboration du manuel d’utilisation et le projet du manuel d’administration;
• le rapport de formation du personnel ;
• le rapport final de la mission et le manuel d’utilisation finalisé.
VII. Mandat du consultant :
Le consultant s’attèlera d’abord à analyser les processus déjà en place et les applications disponibles au niveau de la DFC quant à la gestion de la comptabilité matières (analyse de l’existant). Ensuite, il concevra et réalisera le logiciel capable de supporter et d’améliorer les dispositifs existants.
Le consultant doit élaborer un manuel d’utilisation et former l’ensemble des utilisateurs sur les différentes fonctionnalités du logiciel. La formation touchera tous les comptables-matières et des chefs de division. Au total, il est prévu de former environ vingt (20) agents. Toute l’organisation matérielle de l’atelier (lieu de formation, restauration, fournitures de bureau, reprographie, etc.) est à la charge du client.
Le consultant assurera toute l’assistance technique à l’installation et au déploiement du logiciel. Il assurera également un transfert de compétences aux informaticiens de la DSI.
VIII. Profil du consultant :
Le consultant doit être un cabinet spécialisé dans la conception de bases de données et/ou de système informatisé de gestion ayant au moins quinze (15) ans d’expérience dans la conception et le déploiement de bases de données et/ou de systèmes informatisés de gestion et avoir réalisé au moins un marché similaire de conception d’un logiciel de comptabilité matières dans une administration publique malienne au cours des cinq (5) dernières années et attestés par une attestation de bonne exécution ou un procès-verbal de réception définitive et la
copie de la page de garde et de signature du marché.
Le personnel clé doit être composé au moins de :
• un (01) ingénieur informaticien, chef de mission, de niveau bac +4 au moins en programmation et ayant au moins dix (10) ans d’expérience dans le domaine de la conception de base de données et/ou de système Informatisé de gestion et certifié OCP outils de développement Oracle;
• deux (02) ingénieurs informaticiens, de niveau bac +4 au moins en programmation et ayant au moins cinq (05) ans d’expérience en conception d’applications web ;
• Un (01) expert en comptabilité-matières, de niveau bac + 4 au moins en finance et comptabilité, gestion ayant au moins quinze (15) ans d’expérience dans la gestion de la comptabilité-matières et des finances publiques.
L’INPS lance la présente manifestation d’intérêt pour la sélection d’un cabinet pour l’acquisition d’une application de gestion de la comptabilité matière aux normes de la CIPRES.
Les candidats qualifiés seront ensuite admis à participer à la Demande de Proposition organisée pour sélectionner le consultant chargé de réaliser les prestations attendues pour une période de 60 jours calendaires.
Le candidat fournit un dossier comprenant :
– Une note de concept sur la problématique, objet de la manifestation d’intérêt (un maximum de 03 pages) …………..30 points;
– Une présentation succincte du bureau: situation juridique et domaines d’activités en rapport avec le sujet……………30 points (voir le personnel clé de la mission
au point VIII de l’avis : profil de l’auditeur et personnel clé) ;
– Capacité technique : au moins deux marchés similaires attestées par des documents permettant de justifier sa capacité à exécuter le marché dans les règles de l’art …………………30 points;
– Les documents qui prouvent que le candidat est à jour de ses obligations fiscales et parafiscales ……………10 points.
Le dossier de manifestation d’intérêt ainsi constitué doit être déposé au Secrétariat particulier du Directeur Général de l’INPS, au 3ème étage de l’immeuble de la Direction Générale sise Square Patrice Lumumba, au plus tard le Mardi 12 Janvier 2021 à 13 heures 30 mn sous pli fermé.
L’ouverture des plis aura lieu le Mardi 12 Janvier 2021 à 13 heures 30 mn dans la salle du Conseil d’Administration de l’INPS en présence des candidats qui le souhaiteront.
Les six candidats les mieux placés seront par la suite invités à faire des offres techniques et financières sur la base des Termes De Référence (TDR) définitifs qu’ils recevront à cet effet.
