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Souscription à une assurance maladie pour le personnel de l’AEN

25/11/2020 AEN - AIDE DE L'EGLISE NORVEGIENNE
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Souscription à une assurance maladie pour le personnel de l’AEN

Termes de référence : N°001

Titre du contrat : Souscription du Personnel de l’Aide de l’Eglise Norvégienne à une assurance maladie à compter du 10 janvier 2021 au 09 janvier 2022.

CONTEXTE ET JUSTIFICATIONS

L’Aide de l’Eglise Norvégienne (AEN) est une ONG Internationale qui intervient au Mali dans les domaines du développement économique social et urgence depuis plus de 30 ans.

Dans le cadre de faciliter l’accès aux soins médicaux à ses employés, l’AEN souhaite souscrire à une assurance maladie qui profite à l’employé et sa famille directe (son /sa conjoint (e) et ses enfants : 3) Cinq (05) personnes au total par famille pour une couverture médicale au taux de remboursement de 80%.

Le nombre total des travailleurs est de de quarante qui résident à des endroits différents au Mali :

Bamako :  20 travailleurs (adultes)

Kidal :  07 travailleurs (adultes)

Gao :   12 travailleurs (adultes)

Mopti : 01 travailleur (adulte)

OBJECTIF GENERAL

L’Aide de l’Eglise Norvégienne lance un appel d’offres ouvert pour la sélection de compagnies d’assurance pour la couverture de son personnel en Assurance Maladie. Le Présent Appel d’Offres décrit les fournitures et les services en matière d’Assurance faisant l’objet du marché, fixe les procédures de l’appel d’offres et stipule les conditions du marché pour la :

  • Prise en charge de frais de consultation ;
  • Prise en charge d’achat de médicaments ;
  • Prise en charges d’actes médicaux et de ses frais de séjour à l’hôpital ;
  • L’évacuation sanitaire et tous les frais afférents  

OBJECTIFS SPECIFIQUES

La proposition d’assurance maladie prendra en compte les aspects suivants conformément à l’esprit du statut du personnel de l’AEN à savoir:

  • la garantie à l’assuré du remboursement à 80% des frais médicaux, pharmaceutiques (y compris les prescriptions de vitamines jugées nécessaires par le médecin traitant au profit du malade) , des frais d’analyses occasionnées par un accident ou une maladie , ou des suites d’un accouchement ;
  • la garantie à l’assuré du remboursement à 80% des soins préventifs (vaccins, sérums, check up, consultations et soins prénatales) ainsi que ceux relatifs à la maladie du SIDA et prenant en compte les maladies préexistantes ;
  • la garantie à l’assuré du remboursement à 80% des soins bucco-dentaires ;
  • Les frais d’hospitalisation à ;
  • La garantie de la prise en charge des prescriptions de verres correcteurs à ainsi que les montures à 80% ;
  • La garantie à l’assuré d’avoir le système de TIERS PAYANT assez large dans le district de Bamako et les autres régions du Mali en occurrence les régions de Gao, Menaka, Kidal et de Mopti ;
  • La garantie à l’assuré d’avoir la latitude d’utiliser concomitamment le système de Tiers payant et le préfinancement en cas de besoin.
  • La garantie d’avoir des évacuations à l’extérieur en cas de besoin ;
  • La garantie d’un montant maximum de remboursement plafonné à hauteur de……… (montant fixé par l’assureur en FCFA) par an et par assuré

Etendue territoriale :  Partout au Mali

Durée du contrat : Le contrat sera fait pour une durée d’un an du 10 janvier 2021 au 09 janvier 2022 et peut être renouvelé en cas de satisfaction.

PROCEDURES DE SOUMISSION

Les bureaux d’assurance sont priés d’envoyer leurs offres technique et financière sous plis fermés à l’adresse de l’Aide de l’Eglise Norvégienne (AEN) sise à Badala Ouest Rue 113, Porte 224, BP 8031, Téléphone (00223) 20 22 51 50, Bamako au plus tard Mercredi le 25 Novembre 2020.

NB : Les versions électroniques scannées sont à envoyer également à l’adresse    E-mail : mali.office@nca.no

CONDITIONS DE PREPARATION ET DE SOUMISSION DE L’OFFRE

INSTRUCTIONS POUR LA PREPARATION DE L’OFFRE

Le comité de gestion de l’AEN évaluera les soumissionnaires sur la base de leur offre technique et financière écrite. Chaque section sera évaluée selon les critères d’évaluation indiqués dans la Section V.

Les soumissionnaires doivent lire attentivement les spécifications et toutes les instructions de la présente demande de prix. Ne pas le faire est à leur risque. Les soumissionnaires intéressés doivent fournir les éléments suivants :

PREUVE DES CAPACITES ET DE L’EXPERIENCE TECHNIQUES

Démontrer les capacités et l’expérience en fournissant les informations suivantes :

  1. Présentation de l’organisation
  2. Déclaration des capacités
  3. Approche du projet
  4. Partenaires/Sous-traitants
  5. Site internet
  6. Programme d’activités / de travail
  7. Plan de suivi et d’évaluation

OFFRE DE PRIX

Les soumissionnaires joindront à leur offre une proposition de budget dans une enveloppe fermée séparée avec la mention « Offre financière ». Le budget proposé devra contenir les détails suffisants pour permettre l’évaluation des éléments de coût proposés.  Le budget doit être proposé dans la devise valable pour le lieu où l’organisation est implantée et sera payée ; bien vouloir préciser le nom de la devise dans le budget. AEN se réserve le droit de solliciter toute information supplémentaire en vue de détailler le prix et le coût.

REFERENCES

Inclure les références de trois clients, en précisant leurs coordonnées et contacts. Les références doivent avoir travaillé avec votre organisation au cours des trois dernières années en lien avec les pays ou les régions d’exécution (et si possible, avec l’objet) de la présente demande de propositions

INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION DE L’OFFRE 

Les offres techniques et financières doivent être soumises dans des enveloppes séparées et clairement identifiées. Chaque enveloppe doit être clairement libellée avec le numéro de la présente demande de propositions et le nom du soumissionnaire.

Toutes les réponses à la présente demande de propositions doivent être soumises au plus tard à la date limite de soumission figurant sur la page de couverture de la demande de propositions. Les soumissionnaires doivent fournir un (01) original et (02) copies de la proposition en version papier à :

Aide de l’Eglise Norvégienne |Rue113|  Porte 224 B.P: 8031, Bamako, Mali  Badalabougou Ouest Tel: (+223) 20 22 51 50| 92 52 01 12

A l’attention de : Fatouma HASSEYE HR Officer  et en Cc Nana Rosalie SIDIBE Gestionnaire du département
Courriel :  fatouma.hasseye@nca.no / rosalie.sidibeca.no

Les offres soumises par voie de télécopie ne seront pas acceptées.

Toute question ou demande d’informations complémentaires concernant cette demande de prix doit être adressée par e-mail aux personnes indiquées ci-dessus au plus tard le 20 Novembre 2020 date limite de transmission des questions indiquée en page de couverte de la demande de propositions. Préciser le numéro de la demande de propositions en objet pour toute question/demande d’informations.

NB : L’AEN n’indemnisera en aucun cas les soumissionnaires pour les frais de préparation de leur réponse à la présente demande de propositions. 

CRITERES D’EVALUATION

L’AEN évaluera les propositions sur la base de la détermination de la meilleure valeur. Les soumissionnaires doivent proposer leur offre de prix la plus compétitive. Les offres seront comparées et évaluées en fonction des critères suivants :

A- Examen de la conformité administrative des offres

Cette phase a pour objet de vérifier si l’offre est conforme, quant au fond, aux prescriptions du dossier d’appel d’offres. Une offre est conforme lorsqu’elle respecte toutes les conditions modalités et spécifications contenues dans le dossier d’appel d’offres, sans déviation ni restriction importante.

B-  Evaluation technique

À l’issue de l’analyse des offres jugées administrativement conformes, le comité d’approvisionnement arrêtera un jugement sur la conformité technique de chaque offre et classera les offres en deux catégories : conformes et non conformes techniquement.

Le comité d’approvisionnement vérifiera les offres techniques reconnues conformes pour l’essentiel au dossier d’appel d’offres pour en rectifier les erreurs de calcul éventuelles ; le Système de notation des offres techniques et financières se fera comme suit :

1-  Evaluation de l’offre technique notée sur 100 

Une note technique (NT) sur 100 sera attribuée à chaque soumissionnaire selon les critères suivants :

a) Solvabilité de l’assureur et primes émises ;

b) Références de l’assureur (plus de 5 ans d’expériences avec les ONG internationales au Mali) ;

c) Moyens humains, matériels et organisationnels (gestion et détails de traitement / remboursement, assistance, formation et autres services) ;

d) Le Projet de contrat sera évalué selon les critères suivants :

–    Etendue de la couverture (extension par rapport aux conditions particulières constituant la garantie de base, niveau des couvertures)

–    Etendue des exclusions et franchises éventuelles ;

La note technique est calculée selon le barème suivant :

N° Ordre Grille d’évaluation Barème
1. Solvabilité et primes émises

  • La société ayant présenté le ratio de solvabilité / les primes émises les plus élevées aura la note maximale de 15, les autres sociétés seront notées selon une pondération
  • Les primes émises en 2021
15 points
2.
  • Attestation de Références de l’organisation (3 références) sur les trois (3) dernières années.
  • La compagnie ayant présenté les meilleures références obtiendra la note maximale, les autres sociétés seront notées selon une pondération
 

10 points

3. Moyens humains & organigramme:

  • La compagnie ayant présenté les meilleurs délais de remboursement des dossiers de sinistres soumis par les assurés aura le maximum de point : Délai de remboursement : 10 jours calendaires ;
  • Disponibilité, Assistance, formation et autres services) ;
15 pts

10 

5

4. Projet de contrat

  • l’étendue de la couverture (20 points)
  • la quantité et la qualité du réseau de tiers (20 points);
  • les extensions par rapport aux termes de références, les exclusions et les franchises (10 points)
  • flexibilité d’ajouter/enlever les individus au fur et à mesure que leurs contrats terminent avec l’AEN (10 points) ;
60 points
TOTAL 100

Evaluation de l’offre financière notée sur 50 points

Une fois les plis financiers ouverts, la note financière est déterminée comme suit :

–         L’offre financière correspond à la somme des primes du lot ;

–         La note maximale (100) sera attribuée à la soumission la moins-disante ;

–         Les autres notes financières (NF) seront calculées de la manière suivante :

NF = 100 X (Offre moins disante / Offre désignée)

Evaluation de l’offre globale

Une récapitulation des notes techniques et financières est, par la suite, établie et la note finale est calculée selon la formule ci – après :

N = [(NF x 60) + (NT x 40)] / 100

Le comité d’approvisionnement de l’AEN examinera les propositions techniques sur la base des critères techniques listés ci-dessus. Les propositions de prix seront examinées afin de s’assurer qu’elles sont complètes et dénuées d’erreur de calcul.

Le comité d’approvisionnement de l’AEN évaluera également le caractère raisonnable des prix et la rentabilité du budget, et déterminera si les coûts reflètent une compréhension claire des exigences du projet en procédant à un due diligence et une vérification physique des originaux des documents administratifs et autres photocopies soumises dans l’offre (visite d’échange chez les soumissionnaires).

Le contrat sera attribué au soumissionnaire responsable dont la proposition remplit les conditions de la demande de prix et est jugée être la plus avantageuse pour l’Aide de l’Eglise Norvégienne AEN Mali.

TERMES ET CONDITIONS

SOUMISSIONS TARDIVES

Une fois l’appel d’offre est publié, les offrants doivent préparer une proposition formelle soit envoyée à la personne de contact à l’AEN comme indiqué à la section IV (b) (1).  Les propositions reçues après échéance du délai de soumission indiqué sur la page de couverture de la présente demande de propositions peuvent ne pas être prises en compte. Les soumissionnaires auront la responsabilité de s’assurer que leurs propositions sont reçues conformément aux présentes instructions. Une offre tardive sera prise en compte si la raison du retard est imputable à l’AEN ou à ses employés, ou si cela est dans l’intérêt de l’AEN.

MODIFICATION DES EXIGENCES DE LA DEMANDE DE PRIX

L’AEN se réserve le droit de mettre un terme à la demande de prix ou de modifier les exigences, en le notifiant aux soumissionnaires.

RETRAIT DES PROPOSITIONS

Les propositions peuvent être retirées par voie de notification par e-mail à tout moment avant attribution du marché. Les propositions peuvent être retirées par le soumissionnaire en personne ou par un représentant autorisé, si l’identité de ce représentant est indiquée et si ce représentant signe un reçu pour la proposition avant attribution du marché.

DROIT DE NEGOCIATION ET D’ACCEPTATION DE LA PROPOSITION

La présente demande de propositions représente une définition des exigences et une invitation à la soumission de propositions. L’AEN se réserve le droit d’attribuer le marché à l’une des propositions soumises ou de ne donner suite à aucune d’entre elles.  Aucun engagement n’est fait, qu’il soit exprès ou tacite, de dédommager les soumissionnaires pour les coûts engendrés par la préparation et la soumission de leur proposition.

L’AEN peut rejeter toute proposition non responsable. Une proposition responsable est une proposition qui répond à tous les termes et conditions de la demande de propositions. Toute proposition doit être complète, signée par un signataire habilité et soumise au plus tard à l’heure et à la date limite de soumission indiquées sur la page de couverture de la présente demande de propositions. L’AEN se réserve le droit de ne pas tenir compte des différences mineures pouvant figurer dans une proposition.

L’AEN se réserve le droit d’attribuer un contrat sur la base de l’évaluation initiale des propositions sans discussion. L’AEN se réserve également le droit de mener des négociations finales avec tous les soumissionnaires responsables pour tout ou partie du cadre proposé.

VALIDITE DES PROPOSITIONS

Les propositions soumises doivent rester valides durant 30 jours après la date limite indiquée pour la réception des offres. Ceci inclut, de façon non exhaustive, le prix, les termes et conditions, les niveaux de service, et toute autre information. Si votre organisation obtient le contrat, toute information dans la présente demande de prix et dans le processus de négociation et contractuellement obligatoire.

QUALIFICATIONS MINIMUM DES SOUMISSIONNAIRES

Les soumissionnaires soumettant une offre doivent :

(1)      disposer d’un agrément officiel pour mener cette activité au Mali ;

(2)      Certificat de non-faillite ;

(3)      Certificat de situation Fiscale ;

(4)      Copies des documents définissant le statut juridique, le lieu d’enregistrement et le siège social, Documents officiels permettant de vérifier l’autorisation d’exercer (par exemple, numéro d’identification fiscale, certificat d’enregistrement, etc.)

(5)      ne pas avoir été identifiés comme terroriste ;

De plus, il peut être demandé au soumissionnaire de fournir les informations suivantes :

  • Preuves de la gestion et des ressources financières appropriées pour exécuter le contrat
  • Preuves satisfaisantes de l’expérience passée, de l’intégrité et de l’éthique professionnelle
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