Fourniture de deux véhicules Toyota Hilux pour le programme HELVETAS En République du Mali

Procédure sur l’appel d’offres

OBJET DE L’APPEL D’OFFRES

Le présent marché consiste en la fourniture de deux (2) véhicules automobiles Toyota 4×4 neufs, pour les activités de HELVETAS – MALI à Sikasso dans le cadre des projets :

• Programme sur l’éducation non formelle
• Programme sur l’adduction d’eau potable

Le marché est constitué d’un seul (1) lot pour les 2 véhicules automobiles Toyota 4×4 neufs. Les soumissionnaires devront répondre dans sa totalité.

1) Capacité technique et garanties :

Le fournisseur doit disposer, d’un service après-vente (SAV) et/ou de maintenance disposant d’un personnel expérimenté ; il doit apporter la preuve de l’expertise du personnel et/ou de la structure proposée.

Le fournisseur garantit que les véhicules sont neufs, non encore utilisés, du modèle le plus récent et qu’ils comprennent toutes les améliorations récentes quant à leur conception et leurs matériaux. Le fournisseur garantit en outre que tous les véhicules sont exempts de vices résultant de leur conception, des matériaux utilisés ou de leur livraison.

2) Éligibilité

Pour toute acquisition de biens, de services et de travaux par HELVETAS Swiss Intercooperation (HELVETAS) exige le strict respect des principes fondamentaux comme suit :

Rapport qualité-prix

HELVETAS doit obtenir un bon « rapport qualité-prix » de manière équitable et transparente en appliquant des critères de sélection prédéfinis, et prendre des décisions judicieuses et impartiales.

Transparence

La procédure appliquée vise à favoriser une concurrence libre et saine. Tous les fournisseurs potentiels ont accès aux informations pertinentes sur un pied d’égalité, et que les décisions d’achat d’HELVETAS résisteront aux examens internes et externes. HELVETAS veille à ce que le processus d’approvisionnement soit totalement transparent tout en garantissant la confidentialité de la relation fournisseur-acheteur.

Impartialité

Toutes les offres sont traitées de manière équitable et non discriminatoire et seront soumises à un examen impartial selon des règles et des délais communs.

Responsabilité sociale et environnementale

HELVETAS respecte les normes de garanties environnementales et sociales afin de s’assurer que ces actions ont le moins de conséquences environnementales et sociales possible. HELVETAS privilégie des normes environnementales ou sociales quelconques (législatives, meilleures pratiques de l’industrie) ou des certificats auxquels le produit ou service doit répondre

HELVETAS s’engage, dans le cadre de son processus d’achat de biens et services, au respect des normes éthiques, des droits sociaux fondamentaux et la dignité des conditions de travail sur la base des normes internationales du travail en particulier les principes fondamentaux de la Convention des Nations Unies relative aux droits des enfants évitant surtout le travail des enfants.

3) Caractéristiques et données quantitatives

BESOINS EN VEHICULES

Pays Marque Modèle Quantité Bénéficiaire

Toyota Hilux Double Cabine, 3.0 Diesel 1

Le fournisseur qui sera retenu aura l’entière responsabilité de prendre en charge toutes les procédures douanières et de taxations du véhicule jusqu’à la livraison dans les locaux de HELVETAS.

HELVETAS bénéficie d’une exonération et mettra à la disposition du fournisseur, la documentation afférente.

Les caractéristiques des produits (véhicules et accessoires) et leur emballage doivent respecter les normes de qualité fixées dans la législation nationale de la République du Mali, si cette dernière est la plus stricte en matière de normes de qualité.

4) Cadre contractuel

L’objet principal de cet Appel d’Offres est de permettre à HELVETAS d’identifier un fournisseur pour l’acquisition des véhicules neufs pour ses activités.

Le marché sera attribué au soumissionnaire qualifié dont l’offre est pour l’essentiel conforme au cahier des charges et qui est également considérée comme celle la plus intéressante en termes de prix et des conditions de vente.

Le fournisseur qui sera sélectionné à la suite de ce processus devra signer un contrat d’achat incluant la garantie usine et une maintenance pendant la période de garantie avec HELVETAS afin de formaliser le processus et la collaboration.

DEROULEMENT DU PROCESSUS

Le candidat supportera tous les frais afférents à la présentation et à la préparation de son offre. HELVETAS ne sera en aucun cas responsable de ces coûts. HELVETAS se réserve le droit d’accepter ou de refuser, toute offre jugée non conforme, en tout ou en partie sans que le soumissionnaire ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement.

Les dossiers administratifs, les offres financières et techniques ainsi que les documentations techniques sur les matériels proposés devront être en Français.

a) Préparation de l’offre et Instructions aux soumissionnaires

Langue

L’offre devra être rédigé en français

Documents constitutifs de l’offre

Les offres de prix présentées par le fournisseur comprendront les documents suivants dûment remplis :

• Document ou fiche de présentation de la compagnie ou société soumissionnaire et tous les autres documents administratifs.
• La soumission complète avec ses annexes.
• L’offre commerciale et technique sur papier à en-tête officiel du fournisseur, datée, signée et cachetée.
• La fiche technique ou document descriptif des caractéristiques du produit, datée, signée et cachetée.
• Le soumissionnaire est libre d’inclure des documents additionnels s’ils sont pertinents dans le cadre de l’appel d’offres.

Délais de validité de l’offre

Le délai de validité des offres devra être de trois (03) mois minimum à compter de la date de dépôt des offres.

Mention des tariffs

• Les tarifs doivent être libellés en franc CFA.
• Le soumissionnaire précisera si les tarifs proposés sont en HT (hors taxes) ou TTC incluant toutes les taxes, s’il y a lieu.
• Les prix et les taux sont fixes et non révisables.

Coûts liés aux transits et aux douanes

• Le fournisseur doit prendre en compte tous les Coûts liés aux transits et aux douanes jusqu’à l’obtention de la plaque Admission Temporaire (AT) pour les véhicules.

Coûts liés à la préparation de l’offre

Tous les coûts liés à la préparation de la présente offre sont à la charge du soumissionnaire, qu’il soit sélectionné ou non.

b) Soumission de l’offre

Cachetage et marquage des offres

Appel d’Offres N°AO 20/001/HELVETAS pour L’ACQUISITION DE VEHICULES AUTOMOBILES 4×4 NEUFS.

Le dossier complet devrait être adressé par courriel au Responsable administration HELVETAS à l’adresse suivante : boubacar.camara@helvetas.org

Un accusé de réception vous sera envoyé par voie électronique dès la réception du dossier.

Date limite de soumission des offres

Les offres doivent être soumises au plus tard le lundi 06 avril 2020.

Annulation de la procédure d’Appel d’Offres

En cas d’annulation de l’Appel d’Offres, les soumissionnaires seront informés de manière officielle.

L’annulation peut intervenir dans les cas suivants :

• lorsque l’appel d’offres est infructueux, c’est-à-dire lorsque aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier n’a été reçue ou lorsqu’il n’y a pas eu de réponse des potentiels fournisseurs;
• lorsqu’il y a modification fondamentale du projet et/ou de ses éléments techniques ou économiques ;
• lorsque des circonstances exceptionnelles ou de force majeure rendent impossible la mise en œuvre normale du projet;
• lorsque toutes les offres conformes sur le plan technique excèdent les ressources budgétaires;
• lorsqu’il y a eu des irrégularités dans la procédure, ayant notamment empêché une concurrence loyale ;
• lorsque l’adjudication du marché ne respecte pas la bonne gestion financière, à savoir les principes d’économie, d’efficience et d’efficacité (par exemple le prix proposé par le soumissionnaire à qui le contrat doit être octroyé est objectivement disproportionné par rapport au prix du marché).

Modification ou retrait des offres

Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite avant la date limite fixée pour le dépôt des offres. Passé ce délai, aucune offre ne saurait être modifiée.

Les retraits des offres sont inconditionnels et mettent fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres.

c) Dépouillement, Analyse et évaluation des offres

Evaluation et comparaison des offres

L’évaluation des offres reçues sera effectuée sur la base de toutes les informations demandées dans le dossier d’Appel d’Offres et des vérifications seront effectuées par un comité d’évaluation d’HELVETAS.

Ce comité mis en place en interne par HEVETAS sera le seul habilité à l’évaluation des offres en procédant à :

• L’examen de la conformité des offres selon le dossier d’appel d’offres, sans déviation ni restriction importante.
• L’évaluation technique se fera sur les offres jugées administrativement conformes. Le comité d’évaluation procédera à l’évaluation de tous les aspects techniques de chaque offre afin de s’assurer de la conformité technique.
• L’élaboration d’une grille d’analyse comparative des offres pondérée pour la prise de décision.
• La rédaction d’un procès-verbal par le comité d’évaluation

Critères d’évaluation :

L’offre est évaluée sur la base des critères suivants :

Prix unitaire	60 points
Respect des exigences techniques (suivant/ spécifications techniques)	20 points
Délai de livraison	20 points
Total 100%	100 points

La formule suivante sera appliquée à chacun des critères ci-haut :

Réunion

Le comité d’évaluation se réserve le droit lors de l’enquête de régularité de demander à chaque soumissionnaire des explications sur des points particuliers de son offre dans un délai raisonnable. La demande d’explication et la réponse sont faites par écrit.

En cas d’égalité entre soumissionnaires, HELVETAS se réserve le droit de contacter individuellement chaque soumissionnaire pour discuter sur son offre afin de faire un choix définitif.

Refus de l’Offre

HELVETAS se réserve le droit de rejeter toute offre n’étant pas en conformité avec la demande décrite dans le dossier d’appel d’offre, et de retenir aucune des offres reçues.

d) Attribution du marché

Sélection du fournisseur potentiel

L’offre retenue est celle qui répond au mieux aux dispositions du cahier des charges, aux critères de sélection et à l’éthique d’HELVETAS.

C’est seulement après approbation des offres techniques que les offres financières seront analysées et évaluées.

Notification pour attribution du marché

HELVETAS communiquera le résultat de l’appel d’offre à chaque soumissionnaire.

Avant l’expiration du délai de validité des offres, la notification sera faite par HELVETAS au soumissionnaire retenu. Par conséquent, les soumissionnaires sont invités à indiquer leurs adresses électroniques, leurs numéros de téléphone/ de fax et/ou de boîte postale dans le dossier dans d’appel d’offres.

e) Délais de livraison

Le délai de livraison est à préciser par le soumissionnaire dans son offre. Néanmoins, ce délai ne doit dépasser 40 jours maximum à compter de la date de réception par le fournisseur de la notification de d’attribution du marché. Dans son offre, le fournisseur indiquera alors le délai maximal (en semaines) pour honorer son engagement pour ce marché.

f) Mode de livraison

Le fournisseur assume tous les risques relatifs aux biens jusqu’à la réception provisoire au lieu de destination. Il assurera l’expédition des véhicules de façon à prévenir les dommages ou leur détérioration pendant le transit jusqu’à leur arrivée à destination. Chaque expédition doit faire l’objet de bordereaux détaillés et de tout autre document requis. Le matériel doit être expédié au nom de HELVETAS et à la destination prévue ci-dessus :

Comment postuler

Le dossier complet sera adressé par courrier électronique au Responsable Administration de HELVETAS à l’adresse suivante : boubacar.camara@helvetas.org

Un accusé de réception vous sera envoyé par voie électronique dès la réception de votre dossier.