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Recrutement d’un Agent Indépendant de Vérification des réalisations/ventes du Programme RBF de EnDev/MADECC-SNV

14/11/2021 SNV MALI
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Recrutement d’un Agent Indépendant de Vérification des réalisations/ventes du Programme RBF de EnDev/MADECC-SNV

Termes de Référence: Recrutement d’un Agent Indépendant de Vérification des réalisations/ventes du Programme RBF de EnDev/MADECC-SNV

  • Bamako, Mali
  • Temps partiel
  • Contract type: Short term consultancy contract

Cliquez ici pour télécharger les TDR

Description de l’entreprise

Le Financement Basé sur le Résultat (FBR) est un mécanisme/dispositif mis en place dans le cadre d’une action qui offre/propose aux acteurs d’une chaine de valeurs donnée (producteurs, distributeurs, utilisateurs finaux) des mesures incitatives particulières (financières ou matérielles) afin qu’ils réalisent/atteignent des résultats prédéterminées dans le cadre de leurs activités. Ainsi, il va permettre de booster la production d’un bien et/ou service, sa distribution ou sa consommation.

Le mécanisme/dispositif, tout en reposant sur des principes cardinaux de « Participation effective/démocratie, Transparence, Redevabilité », se déclinera alors essentiellement autour d’éléments de base comme :

·         Le résultat à atteindre dans toutes ses spécifications : produits/services, niveau de réalisation qualitatif ou quantitatif à atteindre,

·         L’intéressement escompté :  à définir avec précision dans sa nature, ses niveaux et conditionnalités de mobilisation/déploiement à court, moyen et long terme

·         Les conditions d’éligibilité/accès au mécanisme

·         Le mécanisme de suivi/validation du résultat escompté : éléments de suivi, normes, fréquence, …

Le projet MADECC de SNV, sous financement de EnDev (Energising Development), vise entre autres, à « faciliter le développement du marché des technologies de cuisson propre (Foyers Améliorés) ».En effet, le marché des technologies de cuisson dans les ménages en milieu urbain et semi urbain est fortement dominé par un panel large de foyers fabriqués par des artisans locaux dont les plus utilisés le sont à cause de leur prix sur le marché au détriment de leurs performances en termes d’efficience et efficacité thermiques/économie de combustibles, de réduction d’émissions de gaz à effets de serre, de sécurité et de préservation de la santé. Même si le prix semble un facteur contraignant à l’accès aux foyers « les plus performants » au plus grand nombre, il existe des poches de marchés assez intéressants et potentiellement extensibles pour ces technologies dans les capitales régionales et villes secondaires que leurs producteurs n’exploitent pas à suffisance à cause d’un certain nombre de contraintes dont entre autres :

·         le manque d’intérêt à développer des réseaux de distribution de proximité efficaces car ils estiment que les marges à faire sont assez faibles et le marché de Bamako n’est pas encore saturé

·         l’insuffisance des ressources, autant pour les investissements au niveau local pour décentraliser / professionnaliser la production que pour les actions de promotion de ces technologies de cuisson « performantes » permettant aux ménages de mieux les connaitre pour s’approprier au mieux de leur utilisation effective

Afin d’appuyer les entreprises fournisseurs (producteurs / importateurs) de foyers labélisés Gwa+ à alléger, voire lever ces contraintes pour un meilleur accès des ménages au niveau des marchés à ces technologies de cuisson EnDev/SNV a mis en place un dispositif/mécanisme de financement basé sur le résultat (FBR) pour « Rendre accessibles des foyers de cuisson labelise Gwa+ aux ménages des villes de Kita, Koulikoro, Bougouni, Sikasso, Koutiala et Ségou à travers un secteur privé professionnalisé » . A date, MADECC a conclu avec trois entreprises disposant de foyers labellisés (Kognoumani Sarl, GIE Africa Energy et Katènè Kadji) des contrats RBF pour les foyers vendus dans les villes ci-dessus citées. D’autres entreprises qui sont encours de labellisation de leurs foyers vont certainement suivre.

Les entreprises contractualisées dans le cadre de ce dispositif FBR feront des réclamations de leurs résultats. Une entreprise peut faire une réclamation quand elle a vendu (et enregistré dans la base de données dédiée) un certain nombre contractuellement défini de foyers éligibles.

Comme signifié dans les principes fondateurs du RBF (transparence, suivi/validation), il doit être procédé à la vérification de l’effectivité des ventes de ces entreprises dans les localités désignées par une expertise indépendante avant tout paiement des montants dus.

Les présents termes de référence définissent les contours de cette vérification et précisent les qualités et capacités requises pour le recrutement de l’expert en charge de l’action appelée « Agent Indépendant de Vérification »

Description du poste

Objectifs 

L’objectif principal du présent appel d’offres est de recruter un Agent Indépendant de Vérification (AIV).

De façon spécifique, il s’agira pour l’Expert Vérificateur Indépendant dénommé « AIV » de:

a)    Vérifier l’effectivité des ventes de foyers éligibles enregistrés par l’entreprise dans la base de données dont l’extrait concernant la période est fournie par le projet MADECC sur la base des procédures de vérification définies en annexe 1 de ces présents termes de référence

b)    Certifier l’effectivité des ventes de foyers éligibles enregistrés dans la base de données

c)    Supporter la certification de l’effectivité des ventes de foyers éligibles enregistrés dans la base de données par un rapport de vérification détaillé

Taches de l’AIV (Activités)

L’Agent Indépendant de Vérification doit conduire la vérification des résultats réclamés par les entreprises. Les tâches sont en particulier :

•    La conduite de la vérification comprend :
la vérification téléphonique : se fera sur un échantillon défini
La vérification terrain : se fait dans une ou plusieurs des villes que sont Bougouni, Kadiolo, Kita, Koulikoro, Koutiala, Ségou, Sikasso

Les procédures de ces vérifications sont détaillées en annexes 1 des présents termes de référence

•    Le rapportage : il s’agira d’un rapport qui détaillera les résultats des vérifications, les difficultés majeures rencontrées dans le processus, se prononcera de façon explicite sur la validité des ventes et fera des recommandations pour l’amélioration du dispositif dans son ensemble.

4.    Livrables

Le rapport de vérification est le principal livrable de la mission. Notez que la mission peut porter sur plusieurs vérifications et chaque vérification est issue d’un rapport selon un canevas qui sera fourni par EnDev/SNV.

Il est dû au plus tard cinq (05) jours ouvrables après la fin de la vérification terrain.

5.    Contenu des offres 

5.1.    L’offre technique doit comprendre :

•    Présentation du consultant (1 page max)
•    Compréhension des TdR dans ses propres mots (1 page max)
•    Références pertinentes/en lien avec la mission (1 page max)
•    Biographies sommaires des personnes engagées (2 pages max en total)

Le non-respect de nombre de pages sera sanctionné dans l’évaluation !!

5.2.    L’offre financière doit comprendre :

•    Les taux journaliers/Honoraires : Dans le cas où le consultant est soutenu par d’autres membres du personnel, les heures de travail doivent être clairement séparées entre le consultant AIV et son personnel de soutien. Veuillez décrire l’effort estimatif par personne par mission de vérification moyenne telle que décrite en section 9.
•    Les tarifs journaliers pour le consultant et le personnel de soutien éventuel doivent être clairement indiqués.
•    Frais de transport & Déplacements et hébergement : Si le consultant dispose de personnel dans les localités concernées, l’évaluation de ces frais devra prendre cela en compte.

L’offre financière sera donc présentée de la façon suivante :

•    Dans un premier tableau, il sera précisera pour le consultant principal et le personnel de soutien (en colonne 1), le nombre de jours par vérification type telle que décrite en section 9 (en colonne 2) ;
•    Dans le second tableau  (tableau 2) en colonne 1 il sera spécifié pour chacun des éléments ci-dessous les coûts en francs cfa (Colonne 2).
Ces éléments en colonne 1 sont les suivants :
Taux journalier consultant principal et du personnel de soutien
Frais de transport/déplacement par mission pour chacune des villes
Frais d’hébergement/ nuitée dans chacune des villes (Ségou, Koutiala, Sikasso, Koulikoro, Kadiolo, kita)
Autres frais éventuels (à préciser)

5.3.    Le dossier doit être complété par les documents administratifs suivants :

•    Le Numéro d’identification Fiscale (NIF)
•    Quitus fiscal
•    L’immatriculation au registre du commerce
•    Immatriculation à INPS (bureau d’études

Qualifications

6.    Critères d’Evaluation et notation finale

6.1.    Evaluation technique

Elle sera notée sur un total de 100 points selon les critères ci-dessous :

1.    Background/référence du consultant (Présentation du consultant – Références pertinentes/en lien avec la mission- Biographies sommaires des personnes engagées (40 points maximum)
2.    Compréhension des TdR dans ses propres mots (40 points maximum)
3.    Pertinence du Chronogramme (20 points au maximum )

Toute proposition technique n’ayant pas atteint le score minimum de 70 points ne sera pas retenue et ne fera donc pas l’objet de l’évaluation financière

6.2.    Evaluation Financière 

Elle reposera aussi sur le principe d’une notation à 100 points comme maximum. Etant donné que le niveau d’effort et l’étendue géographique de la mission ne soient pas encore connue et qu’il est donc impossible de produire des offres financières définitives, elle sera calculé en faisant la simulation d’une mission de vérification moyenne (voir section 9) en se basant sur les tableaux en 5.2.

•    L’offre financière la moins disante sera notée au maximum de points (soit 100)
•    Les autres offres sont notées selon la formule suivante :

Points Obtenus (OF)= Offre la moins disante (FM) x 100/ Offre financière du soumissionnaire (F)

6.3.    Notation finale et classification 

Elle se fera selon la procédure suivante
•    Pondération des scores :Les scores/points obtenus de l’évaluation technique et de celle financière seront pondérés à raison de 80% pour les offres techniques et 20% pour les offres financières.
•    Addition des notes pondérées obtenues : Une sommation des notes pondérées obtenues par chaque soumissionnaire permet de lui attribuer une note finale .

Informations complémentaires

7.    Ligne hiérarchique

L’AIV rend compte au Project Manager du projet MADECC

8.    Conditions de paiement 

Une avance de 30% par mission de vérification est accordée sur la base d’un budget établi de commun accord, dépendant de la taille et de l’étendue géographique de la mission.

Le reliquat sera payé après validation du rapport.

9.    Niveau d’effort – 

L’AIV travaillera à temps partiel, d’un commun accord avec SNV Mali sur le timing. Le niveau de travail requis sera convenu d’un commun accord entre l’AIV et le Chef de Projet ; il dépendra aussi des réclamations réelles des entreprises (délai et nombre de clients réclamés).

On estime qu’au cours d’une journée de travail au moins 50 clients peuvent être interrogés par téléphone ou au moins 10 clients sur le terrain. Lors de la première vérification, un membre du personnel de SNV Mali rejoindra l’AIV lors de la visite sur le terrain dans une démarche de renforcement de capacités.

Estimation du niveau d’effort par mission de vérification :

•    Vérification téléphonique (en moyenne 5 hommes/jour par mission de vérification)
•    Visite terrain (en moyenne 5 hommes/jour par mission de vérification),
•    Préparation des échantillonnages et rédaction de rapport (1 homme/jour par mission de vérification).

10.    Délai 

Les travaux se feront en décembre 2021 et dépendront des dates de réclamations des entreprises participantes. Conditionné par la prolongation du financement du projet MADECC et la satisfaction de la prestation, le contrat peut être prolongé.

11.    Principales questions de conformité 

L’AIV est soit un consultant indépendant, soit un cabinet. Les candidats doivent avoir une expérience démontrée des entretiens socio-économiques et des visites sur le terrain, parler couramment le bambara et le français. Les questionnaires seront menés à l’aide de l’application Android Kobotools et des documents en excel, donc l’expérience de la collecte de données électroniques est un grand atout et les candidats doivent être en possession des téléphones ou des tablettes Android.

Le candidat retenu doit déclarer n’avoir aucune affiliation avec l’une des entreprises participant au programme RBF et maintenir la confidentialité sur le contenu des déclarations de résultats des entreprises.

Pour les informations liées aux procédures de vérification, veuillez contacter atoure@snv.org ou samake@snv.org 

Les candidats intéressés peuvent envoyer leur dossier à travers le lien, dans la base de données, au plus tard le 14 novembre 2021.

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