Médecins du Monde Belgique au Mali recrute : Un Administrateur Financier Logisticien PDI (h/f)
Localisation du poste : Bamako, Mali
Nature du contrat : CDD, 10 mois
Hiérarchisation du poste : Sous la supervision du Coordinateur Programme PDI
Entrée en fonction : Dès que possible
MÉDECINS DU MONDE
Médecins du Monde (MdM-BE) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 70 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables, les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles. En Europe, nous luttons contre l’exclusion afin que la santé soit un droit fondamental pour toute personne, indépendamment de son lieu de naissance, de son sexe, de son ethnie, de sa condition sociale ou de sa religion.
Association indépendante, Médecins du Monde agit au-delà du soin. Elle dénonce les atteintes à la dignité et aux droits de l’homme et se bat pour améliorer la situation des populations. MdM-BE ne mène pas seulement des actions d’urgence, mais aussi des programmes de long terme. L’association maintient ses activités au-delà des crises afin de participer à l’effort de reconstruction d’un pays. Sur place, la formation des équipes médicales et les liens avec les partenaires locaux garantissent le suivi des projets dans la durée.
CONTEXTE
Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient au Mali depuis 10 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord Mali, MdM-BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal et Gao grâce à une assise historique dans ces zones.
Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une vingtaine de centres de santé dans le nord du pays dans les régions de Gao et de Kidal.
Nous garantissons un accès gratuit aux soins de santé, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition, et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies.
Le projet PDI (Personnes Déplacées Internes de Bamako) de MdM-BE s’appuie sur cette expertise au profit des populations déplacées du Nord Mali à Bamako afin de proposer une assistance médicale d’urgence, un soutien nutritionnel et une aide psychosociale aux populations déplacées, en partenariat étroit avec les Autorités, les Agences des Nations Unies et les autres acteurs impliqués dans le cluster protection.
A Bamako, MdM-BE travaillait jusque fin 2011 sur un projet de prise en charge médico-psychosociale des enfants vulnérables au travers du renforcement des capacités de structures locales. MdM-BE dispose d’une équipe d’experts reconnue au niveau national (Ministère de la promotion d’action sociale et de la famille, cluster protection) et a notamment développé des outils techniques de prise en charge globale intégrant les besoins médicaux (y compris la nutrition), psychologiques et sociaux des enfants et des femmes en âge de procréer en particulier.
DESCRIPTION DU POSTE
I. Objectifs du poste
Les objectifs du poste Administrateur-Financier-Logisticien du programme PDI Bamako sont entre autres :
• Assurer la bonne réalisation des tâches administratives
• Assurer la bonne tenue de la comptabilité
• Assurer la bonne réalisation des tâches logistiques
II. Responsabilités et tâches
Comptabilité
– Effectuer la comptabilité selon le cadre et le plan comptable de Médecins Du Monde-Belgique dans les délais demandés
– Gérer les fonds du programme PDI selon les procédures MDM-B et fournir des justificatifs réglementaires pour chaque mouvement financier. Il est entièrement responsable de la gestion des fonds qui lui sont confiés.
– Effectuer les demandes d’approvisionnement et honorer les dépenses relatives au fonctionnement du programme PDI.
Gestion Administration /ressources humaines
1/ Recrutement :
– Appuyer le coordinateur de programme au recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MDM BE en vigueur; en lien avec la coordination RH de la mission
– De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés; en lien avec la coordination RH de la mission
– Organiser, les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement éventuel des agents, en lien avec la coordination RH de la mission
2/ Suivi des Contrats:
– S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme et un profil de poste, en lien avec la coordination RH de la mission
– Suivre les contrats du personnel du Programme (dates d’expiration, périodes d’essai, immatriculation INPS et à l’AMO) dans le respect du code de travail au Mali; en lien avec la coordination RH de la mission
– Préparer les projets de contrat à soumettre au coordonnateur de programmes pour approbation et signature ; en lien avec la coordination RH de la mission
– Tenir a jour un fichier de suivi du personnel; en lien avec la coordination RH de la mission
– Assurer le suivi des contrats de prestations de service.
– Informer le Coordinateur programme de tout dysfonctionnement
3/ Salaire :
– Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre au coordonnateur de programme pour approbation; en lien avec la coordination RH de la mission
– Faire le suivi des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures et veiller à leur mise à jour dans le fichier de constitution de salaire; en lien avec la coordination RH de la mission
– Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés du programme et payer les salaires à la fin du mois via virement bancaire ou en espèces ; en lien avec la coordination RH de la mission
– Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations INPS, et des taxes ITS et TL et s’assurer de leur paiement dans le délai ; en lieu avec la coordination RH de la mission
– Payer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie ; en lien avec la coordination RH de la mission
4/ Soins médicaux :
– Tenir le tableau de suivi de remboursement de soins médicaux et toutes les informations sur les agents et procéder à leur payement après validation du Coordinateur de Programme ou son Assistant; en lien avec la coordination RH de la mission
– Vérifier le niveau de remboursement de frais de soins par rapport au plafond alloué aux agents ; en lieu avec la coordination RH de la mission
5/ Congés :
– Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année, avec affichage en collaboration avec les responsables directs hiérarchiques de l’agent et le soumettre à la validation du Coordinateur de Programme ; en lien avec la coordination RH de la mission
– Les congés annuels sont dus avant la fin de l’année en cours ; en aucun cas ils ne doivent être reportés à l’année suivante.
6/ Archivage :
– Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations nécessaires à son dossier; en lien avec la coordination RH de la mission
– S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement hors de la zone de travail ; en lien avec la coordination RH de la mission
– Récupérer la carte de service en cas de rupture de contrat ainsi que tous les biens mis a disposition de l’agent par Médecins du Monde en collaboration avec le département logistique ; en lien avec la coordination RH de la mission
7/ Relations/communications
– Informer l’inspection du travail de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code du travail du Mali ; en lien avec la coordination RH de la mission
– Sur demande du Coordinateur programme, assurer le pont entre le personnel du programme et l’administrateur national ;
– Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, la compassion, et intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté, en lien avec la coordination RH de la mission
– Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition, en lien avec la coordination RH de la mission
III. Logistique
– Effectuer des consultations restreintes et négocier les devis pour tous les achats du programme après validation du Coordinateur programme.
– Superviser les travaux effectués dans le cadre du programme.
– Effectuer les achats selon les procédures MDM-B (devis).
– Organiser la planification des véhicules, les déplacements du coordinateur programme (expatrié) en lien avec la Coordination Logistique de la mission.
– Organiser et veiller à la bonne gestion des stocks du Programme PDI.
– Rédiger les déclarations annuelles MDM-B/inventaire, concernant le matériel logistique du programme.
IV. Compétences Réquises
• Diplôme de Licence ou master en Gestion/Comptable/Administration
• Le (la) candidat (e) qualifié(e) doit avoir une compétence en administration, en comptabilité et en logistique
• Compétences organisationnelles
• Excellentes qualités relationnelles et capacité à travailler dans un environnement multiculturel
• Expérience Professionnelle, minimum 2 ans dans le monde des ONG
• Maîtrise des logiciels de comptabilité (le logiciel SAGA est un atout)
• Honnête, bonne moralité, travailleur (se) et motivé (e) pour l’atteinte des résultats
• Capacité de travailler en équipe et sens de l’autonomie, flexible et peut faire face à des charges de travail stressantes
• Maitrise du pack Office
V. Autres conditions à remplir
• Respecter le règlement intérieur MdM-BE et la charte des valeurs humanitaires de MdM-BE.
• Ne divulguer aucune information à quiconque, sur les activités de MdM-BE, sans y avoir été invité ou autorisé par le Coordinateur Programme.
• Prévenir le coordinateur programme de tout problème rencontré dans ses activités.
• Respecter scrupuleusement les règles de sécurité mises en place par MdM-BE.
• Accepter d’effectuer d’autres tâches que celles citées ci-dessus correspondant à ses attributions et à sa qualification en fonction des besoins.
VI. Aptitudes spécifiquement utiles pour la mission
Qualités requises: diplomatie, qualités managériales, sens du dialogue et de la négociation, bonne gestion du stress, capacité d’adaptation au mode de fonctionnement des ONG, capacité de travail en équipe.
CONTACTS :
Si vous êtes intéressés, prière de nous envoyer votre cv exclusivement au moyen du formulaire de demande d’emploi à obtenir à l’adresse e-mail suivante : recrutements@mdmb-mali.org et le renvoyer de préférence par voie électronique accompagné d’une courte lettre de motivation jusqu’au jeudi 17 octobre 2013 à 16 heures ou, à défaut, par courrier à déposer à :
– Korofina Sud, rue 96 porte 700, BP E 1193 Bamako.
Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test écrit et un entretien.