Intitulé du poste : Assistant(e) Chef de projet

Pays ou zone géographique : Mali (Bamako)

Durée de la mission : 33 mois

Date limite de candidature : le 24/09/2017

Description du projet

Le « Programme d’Appui au Renforcement de la Sécurité dans la région de Mopti (PARSEC) » cible la région Centre du Mali (Mopti) et la zone frontalière le long du Burkina Faso. L’objectif général du PARSEC est de contribuer au renforcement de l’État de droit dans la région de Mopti en permettant une présence accrue et effective des forces de sécurité maliennes dans la zone.

Le projet, adopté par le comité opérationnel du Fonds fiduciaire d’urgence pour l’Afrique (FFU) le 13 juin 2016, s’inscrit en cohérence avec le champ d’application du fonds, qui vise notamment à améliorer la gouvernance, « en facilitant la prévention des conflits et le respect de l’État de droit », le renforcement des capacités pour favoriser la sécurité et le développement, l’application de la loi, « notamment pour ce qui concerne la gestion des frontières et les aspects liés à la migration ».

Le PARSEC a pour objectifs spécifiques :

1. L’amélioration de la sécurité des populations et du contrôle du territoire dans le respect de l’état de droit ;
2. Le développement et le renforcement de la gestion des espaces frontaliers par les services de l’Etat, incluant la gestion des flux et des personnes ainsi que la coopération transfrontalière.

Ce projet a débuté par une phase de diagnostic de 6 mois (février-juillet 2017), dont 4 mois passés au Mali par une équipe de six experts. Le diagnostic a été conduit dans le souci d’une approche inclusive et intégrée. L’équipe d’experts mobilisée pour le diagnostic s’est appuyée sur les travaux initiés par les missions EUCAP-Sahel-Mali et EUTM de l’Union européenne, en concertation avec le Gouvernement du Mali, sous la coordination de la Délégation de l’Union européenne au Mali (DUE), pour engager une démarche élargie à l’ensemble des parties prenantes, en vue d’approfondir et d’actualiser l’état des besoins et de cibler la zone d’intervention prioritaire.

La phase suivante, de 36 mois, qui débute en août 2017, s’attachera à la mise en œuvre du Plan d’actions, qui se décline en 3 axes principaux :

Le plan d’action est structuré en trois axes principaux :

2. un appui en infrastructures, matériels et équipements au profit des unités prioritaires des FSI et de la PC et de leur interopérabilité avec les FD ;
3. un appui en renforcement de compétences ;
4. un appui institutionnel et organisationnel à l’opérationnalisation des moyens déployés.

Description du poste d’assistant(e) du Chef de projet

L’assistant(e) du/de la Chef de projet aura pour rôle d’assister le Chef de projet dans sa mission. Il/elle secondera le/la Chef de projet pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles et administratives, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice du Chef de projet. Il/elle assurera aussi le lien avec les autres membres de l’équipe et pourra répondre à leurs sollicitations ponctuelles. Il/elle appuiera le/la Chef de projet dans la gestion des relations avec les parties prenantes.

Sous la supervision du/de la Chef de projet, l’assistant(e) chef de projet sera en charge de :

• La veille politique et institutionnelle ;
• L’élaboration et la mise à jour d’une base de données des partenaires et contacts ;
• La gestion de l’agenda du Chef de projet et des prises de rendez-vous ;
• L’organisation et le suivi des rencontres avec les autorités maliennes et les parties prenantes ;
• L’organisation des réunions de coordination ;
• L’organisation, la facilitation et le suivi des événements liés à la mise en œuvre du projet ;
• L’organisation des déplacements et le suivi formalités et procédures administratives ;
• La rédaction de présentations et de compte-rendu de différentes réunions ou évènements ;
• L’élaboration et la mise à jour de tableaux de bord ;
• La gestion du courrier du Chef de projet ;
• La gestion du planning de l’ensemble de l’équipe ;
• L’organisation du planning des espaces communs au sein du bureau de Bamako ;
• L’accueil, l’information et l’orientation des personnels et usagers du bureau ;
• La constitution de présentations et de dossiers lors de divers évènements ;
• Le recueil, le traitement et la consolidation de données et d’informations ;
• La réalisation de mailing ;
• La réponse aux besoins logistiques du Chef de projet et du bureau ;
• La gestion des cartes d’accès au bureau et des commandes de petites fournitures.

La liste des tâches n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins du projet.

La langue d’échanges (écrit/oral) principale sera le français.

Profil souhaité

Formation et qualifications :

• Diplôme universitaire ou équivalent en administration, management et organisation, ou toute autre discipline pertinente;
• Bonne connaissance du cadre institutionnel de la coopération au développement ;
• Bonne connaissance de la gestion du cycle de projet ;
• Connaissance générale des techniques de communication interne et externe ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Excellente maîtrise orale et écrite du français ;
• Excellente maîtrise orale et écrite de l’anglais ;
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, ).

 Expérience professionnelle générale et spécifique :

• Expérience préalable au sein de projets de coopération et d’assistance technique multilatérale, de préférence dans la zone du projet ;
• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans à des fonctions similaires ;
• Expérience dans l’élaboration et le suivi de tableaux de bord ;
• Expérience de conception et rédaction de présentations, rapports et compte-rendu ;
• Compétences organisationnelles et de communication ;
• Expérience professionnelle au sein d’une équipe internationale ;
• Expérience professionnelle au Mali ;
• Bonne connaissance du contexte national et régional.

Qualités :

• Capacités d’écoute et qualités relationnelles ;
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur, méthode et polyvalence ;
• Qualités analytiques et esprit de synthèse ;
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Excellentes capacités de communication à l’écrit et à l’oral ;
• Méthodique, organisé et réactif ;
• Capacité d’adaptation ;
• Autonome dans le travail et résistant au stress ;
• Esprit d’initiative, sens des responsabilités et grande rigueur ;
• Excellente capacité à travailler en équipe ;
• Diplomatie et discrétion.

Documents à fournir : CV détaillé et lettre de motivation

Les documents sont à adresser à l’adresse suivante : [email protected]