Chargé Administration et Finance

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Mission

Vous êtes chargé(e) d’assurer la gestion intégrée de l’administration, des moyens généraux, de la comptabilité et de la trésorerie de la filiale, dans le respect des exigences Qualité, Coût, Délais, Sécurité et Environnement, tout en garantissant la fiabilité des opérations financières, administratives et logistiques.

Principales activités

• Participer à la définition et à la validation des procédures, instructions, modes opératoires et enregistrements liés aux activités administratives, financières, et moyens généraux, en collaboration avec la Direction Audit et Qualité (DAQ) ;

• Prendre part à la définition de la stratégie comptable, financière et administrative de la filiale en collaboration avec la DFC et la DCJ ;

• Planifier le suivi des échéances fiscales et sociales, les audits comptables, le suivi du plan de trésorerie, les contrôles périodiques des véhicules et équipements ;

• Planifier les plans de maintenance des bâtiments, équipements et parc automobile ;

• Participer à la définition des critères de sélection et d’évaluation des prestataires.

Comptabilité & Trésorerie

• Enregistrer l’ensemble des opérations comptables et financières (factures fournisseurs et clients, encaissements, décaissements, opérations bancaires et de caisse) ;

• Assurer les rapprochements bancaires et le suivi du plan de trésorerie ;

• Élaborer les factures clients et suivre les comptes fournisseurs ;

• Contrôler la caisse et réaliser les inventaires physiques ;

• Élaborer les états financiers et analyser les balances ;

• Effectuer les déclarations fiscales et sociales mensuelles et annuelles ;

• Participer aux missions d’audit ;

• Assurer le classement et l’archivage des pièces comptables ;

• Produire les reportings et analyses de ses activités.

Administration, Logistique & Moyens Généraux

• Établir et faire valider les contrats de travail ;

• S’assurer de la tenue de dossiers du personnel ;

• Coordonner les évaluations périodiques, les avancements et les promotions conformément aux dispositions de la grille de salaire ;

• Traiter les demandes ponctuelles des collaborateurs et faire établir les documents administratifs et s’assurer de leur conformité : attestation/certificat de travail, solde de tout compte, notes de service ou d’information, fiche d’intérim/de passation ;

• Coordonner les départs en congé en collaboration avec les différents directeurs tout en garantissant un fonctionnement approprié des services ;

• Traiter les salaires et autres rémunérations dans les délais et conditions définies ;

• Gérer la relation avec les institutions sociales ;

• Faire le reporting des activités de gestion du Capital Humain ;

• Assurer la gestion du parc automobile (entretiens, assurances, visites techniques, suivi administratif) ;

• Gérer les activités relatives aux moyens généraux de la filiale (maintenance des locaux, équipements, climatiseurs, machines, groupes électrogènes et matériels bureautiques, approvisionnement des fournitures de bureau) ;

• Suivre le budget d’investissement et de maintenance ;

• Assurer la mise à disposition des ressources matérielles nécessaires au personnel ;

• Veiller à la conformité contractuelle et opérationnelle des prestataires ;

• Appliquer et faire respecter les dispositions sécuritaires et environnementales ;

• Réaliser le reporting et les analyses liées aux activités administratives et logistiques ;

• Exécuter toute autre tâche relevant de son domaine à la demande de la hiérarchie.

Suivi et amélioration

• Suivre l’exécution du budget et des engagements financiers ;

• Vérifier la conformité et l’efficacité des opérations comptables, financières et logistiques ;

• Évaluer l’efficacité du suivi de trésorerie et des rapprochements bancaires ;

• Améliorer les processus comptables, financiers, administratifs et logistiques ;

• Optimiser la gestion de la trésorerie et les délais de paiement ;

• Mettre à jour les bases de données du Système d’Information (SI) ;

• Améliorer la gestion du capital humain et des moyens généraux ;

• Améliorer les procédures, instructions, modes opératoires et reportings ;

• Renforcer les dispositifs de sécurité liés aux équipements et infrastructures ;

• Vérifier l’application des engagements contractuels des prestataires ;

• Évaluer l’efficacité de la gestion du capital humain et des moyens généraux ;

• Évaluer les prestataires conformément aux exigences du Système de Management Intégré QSE ;

• Mesurer la satisfaction des clients internes.

Profil du Candidat

Formations souhaitées : Bac +3 en Comptabilité, Finance, Gestion, Logistique ou équivalent

Expériences souhaitée : 4 à 5 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires (administration, comptabilité, trésorerie, logistique)

Compétences QHSE liées au poste

• Comptabilité générale et trésorerie
• Gestion administrative et logistique
• Gestion administrative des ressources humaines
• Gestion des risques et impacts
• Connaissance de l’environnement juridique et réglementaire
• Normes ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001
• Prise de conscience des risques SST liés à ses activités

Compétences transverses

• Sens de l’organisation et de l’analyse
• Rigueur, fiabilité et discrétion
• Autonomie et efficacité
• Communication et relations humaines
• Capacité de négociation